GGz Breburg live met agenda

24-02-2017 - Frans Bruijns - GVPQ - Content- en webbeheerder - 248 views

Een goed draaiende agenda binnen mijnQuarant is van groot belang, omdat de agenda veel meer is dan alleen een afspraken-applicatie. In feite loopt bijna elke zorgplanactiviteit en financieel-administratieve verantwoording via de agenda. Het is daardoor meer en meer de levensader van de organisatie. Na de pilot-periode van de agenda-module in 2015 en een geslaagde implementatie bij Yulius, hebben in 2016 drie andere leden van Gebruikersvereniging PSYGIS Quarant (GVPQ) de overstap naar de nieuwe agenda gemaakt. Met wisselend succes. Vincent van Gogh ging eind mei live en ondervond verschillende problemen. De overgang van GGZ inGeest (begin december) verliep een stuk beter. Hoe het GGz Breburg verging met de live-gang (medio november), leest u hier in een interview met Marieke Fleskens, projectleider Implementatie Agenda bij GGz Breburg.

Marieke Fleskens is een van de managers bedrijfsvoering bij GGz Breburg en tevens projectleider voor de agenda-implementatie. Op 12 november vorig jaar ging GGz Breburg live met de agenda. “Voor ons een belangrijke gebeurtenis”, vertelt Fleskens, “waar een lange voorbereiding aan vooraf is gegaan. In 2015 ging collega Yulius als eerste GVPQ-lid aan het werk met de agenda. Wij waren toen in principe samen met hen pilot-organisatie, maar uiteindelijk hebben wij toch een ander tijdspad gekozen en gingen wij anderhalf jaar later live.”
Dat GGz Breburg niet samen met Yulius als pilot doorging heeft als belangrijkste reden dat Yulius werkte met de zogeheten ‘dagstaat’, een eigen en op zichzelf staand agenda-product dat niet meer ‘up-to-date’ was. De overstap naar de mijnQuarant agenda-versie die toen beschikbaar kwam, was voor Yulius een grote verbetering. GGz Breburg zou daarentegen te weinig progressie boeken en mogelijk functionaliteit inleveren, omdat zij met het gebruik van de agenda-functionaliteit in hun EPD verder waren dan Yulius.
 
12 november D-day
Fleskens: “Na de keuze om een ander tijdspad te kiezen, hadden we de intentie om vorig jaar half mei live te gaan. Maar omdat de release van dat moment bij GVPQ-collega Vincent van Gogh nog niet goed draaide, tilden we het over de zomer heen en zou het september worden. Vervolgens verhuisde het live-moment opnieuw omdat een testtraject bij GVPQ-collega Parnassia Groep uitwees dat er performance problemen konden ontstaan. Ik heb toen aan onze leverancier - PinkRoccade Healthcare - gevraagd of die problemen zich ook bij ons konden voordoen. Zij verzekerden mij dat dit niet zou gebeuren, omdat de problematiek te maken had met de grootte van de organisatie en GGz Breburg ongeveer vier keer kleiner is dan Parnassia Groep.”
Omdat het projectteam - met onder meer Saskia van Kollenburg en Hans Jacobs als functioneel applicatiebeheerders en Petra Colenbrander als coördinator ICT - in plaats van áchter de schermen eindelijk ook eens live óp de schermen wilde werken met de agenda, besloten zij om voor het einde van het jaar live te gaan en werd zaterdag 12 november ‘D-day’ of liever gezegd ‘A(genda)-Day’.
 
Mijn agenda is helemaal leeg
Nadat de agenda op zaterdag 12 november om 16:30 uur online was, leek in de uren daarna alles goed te werken. Het projectteam had afgesproken dat alle gebruikers van GGz Breburg pas vanaf maandagochtend volledig met de agenda konden gaan werken. Maar toen de medewerkers maandag met de agenda aan de slag gingen, bleek de conversie niet goed te zijn verlopen. Bij medewerkers met een achternaam die begint met de letters A tot en met L was het goed gegaan. Bij de namen die begonnen met de letters die daarna volgden, bleek de conversie te zijn afgebroken. Met als effect dat sommige medewerkers tot hun schrik zagen dat hun agenda helemaal leeg was.

“We hebben toen direct een crisisteam ingericht onder leiding van Danny Bakx, manager ICT”, gaat Marieke Fleskens verder, “en samen met de mensen van PinkRoccade Healthcare is er gelijk opgeschaald en extra helpdeskcapaciteit geregeld. Die eerste maandag hielden we zes conference calls om alle problemen met de consultants te kunnen bespreken en op te lossen. In de rest van de week zijn we daar mee doorgegaan.
Uiteindelijk bleek dat de op de achtergrond meedraaiende BI-adapter de oorzaak was van het traag werken en crashen van de applicatie. We hebben die eerste maandag de conversie opnieuw gedraaid en de BI-adapter uitgezet. Die conversie lukte toen wel, maar we waren wel weer een paar uur uit de lucht. In de tweede week konden we een nieuwe versie in productie nemen en daarmee verschillende problemen oplossen die zich in de eerste week hadden voorgedaan.”
 
Veel werk gemaakt van de voorbereiding
Ondanks dat de projectleider en haar projectteam in de eerste twee weken van de live-gang veel stress hebben gehad, kijken ze toch tevreden terug. Ook wat betreft de samenwerking met PinkRoccade Healthcare. Fleskens: “Zij hebben ons goed bijgestaan, ook bij ons op locatie, daar ben ik goed over te spreken.”
Het projectteam had samen met PinkRoccade Healthcare veel werk gemaakt van de voorbereiding. Key users werd gevraagd hoe zij met de agenda wilden gaan werken en om op voorhand geen te hoge verwachtingen te wekken, was het projectteam op bezoek geweest bij alle managementteams van GGz Breburg. Daar vertelden zij dat met de overstap niet alles in één keer beter, mooier en fantastischer zou zijn en dat er in dit soort situaties altijd een risico is van bugs, crashes of andere tegenvallers. Verder is er naast de gebruikelijke testtrajecten ook veel aandacht besteed aan volumetesten om zeker te zijn van een goede performance. Tot slot werd iedere gebruiker goed wegwijs gemaakt in de nieuwe agenda dankzij de Agenda E-learningmodule die eerder al binnen de GVPQ was ontwikkeld door expertgroep Opleiding en E-learningleverancier InBrain.

Medewerkers tevreden en ontevreden
Wat de medewerkers van de overstap vinden, verschilt. Sommigen zijn blij, anderen vinden het onwerkbaar. Dat heeft dan niet altijd alleen maar te maken met hoe de nieuwe agenda er uitziet en hoe die werkt. “Het komt ook doordat nieuwe functionaliteiten met meer mogelijkheden, vaak vragen om een andere manier van werken dan dat men gewend is. Juist dat is dan ook een struikelblok. Dit komt dan bovenop alle ontwikkelingen die we als sector al doormaken, plus daarbij nog onze eigen veranderingen binnen GGz Breburg. Zo zijn wij gestart met een nieuw planningssysteem en gingen we van Outlook over naar Office 365. Alles bij elkaar vraagt dat veel aanpassingsvermogen.
Wat ons betreft zijn er nu nog de nodige restpunten die aandacht vragen van zowel onszelf als van PinkRoccade Healthcare. Er zijn nog voldoende uitdagingen die we willen aangaan om het maximale uit de agenda-functionaliteit te halen.”
 
Veel steun van de gebruikersvereniging
Op de vraag wat bij een project als dit de meerwaarde is van het GVPQ-lidmaatschap, zegt Marieke Fleskens dat ze veel steun heeft gehad van de gebruikersvereniging. “Van de leden die ons voor zijn gegaan met de implementatie van de agenda hebben we lessen geleerd, gehoord welke keuzes zij hebben gemaakt en mochten we letterlijk en figuurlijk bij hen in de keuken kijken. Bijkomend voordeel van het feit dat we pilot-organisatie waren, was dat we gebruik konden maken van Gerrit van Acht als projectleider vanuit de GVPQ. Plus het achter de hand hebben van een stuurgroep. Daardoor werd opschalen bij PinkRoccade Healthcare een stuk makkelijker. Zonder gebruikersvereniging zou de drempel om over te stappen naar een nieuwe agenda toch hoger zijn geweest.”

(foto Marieke Fleskens: Bart van Hattem, afbeelding E-learningmodule Agenda: InBrain)