GVPQ kiest nieuw audit- en certificeringsproces voor mijnQuarant Backoffice 2019

25-11-2019 - Frans Bruijns - GVPQ - Content- en webbeheerder - 276 views

GVPQ werkt in samenwerking met accountantskantoor PwC en PinkRoccade GGZ aan een nieuw audit- en certificeringsproces dat de betrouwbaarheid toetst van mijnQuarant-backoffice 2019.

Nieuw
Nieuw is dat PwC certificeert in opdracht van GVPQ, voorheen deed accountantskantoor EY dit en was PinkRoccade GGZ opdrachtgever. Nieuw is ook dat GVPQ een eigen toetsingskader heeft gemaakt, specifiek voor de GGZ-sector. Doel van de certificering is beoordelen in welke mate geautomatiseerde beheersmaatregelen toereikend zijn voor een betrouwbare gegevensverwerking voor de facturering, vanaf de registratie bij instroom, verblijf en behandeling tot en met de facturatie. Het PwC-certificaat draagt bij aan een besparing bij de jaarlijkse accountantscontrole van de instellingen omdat een deel van het werk al is verricht. Ook is er sneller en duidelijker antwoord te geven als derde partijen (met name accountants) vragen hebben over de geautomatiseerde gegevensverwerking. De certificering wordt naar verwachting voor eind december afgerond. 

Certificeringsproces
Meer duidelijkheid over het certificeringsproces geeft Christel van Maarseveen (directeur financiën Arkin). Christel is naast haar functie bij Arkin, via GVPQ lid van het certificerings-ontwikkelteam. Zij geeft aan dat het certificeringsproces er voor zorgt dat je een steeds duidelijker beeld krijgt van je registratie- en facturatie-tooling. Hoe die nu werkt, hoe die voorheen heeft gewerkt en hoe die in de nabije toekomst zal werken.

Christel: “Dit beeld is nog duidelijker omdat we nu zelf de opdrachtgevende partij zijn. Dat zorgt er niet alleen voor dat je meer inzicht krijgt in het proces, maar dat je ook anders naar dat proces gaat kijken. Tegelijkertijd zijn er nu ook meer verantwoordelijkheden. Wij moesten nu zelf bedenken wat er volgens verschillende scenario’s allemaal fout kan gaan en welke geautomatiseerde beheersmaatregelen dan nodig zijn om de risico’s af te dekken. Of als de tooling er onverhoopt niet in voorziet, welke workarounds of andere opties dan beschikbaar zijn. De wens is natuurlijk dat alle risico’s 100 procent door je tooling zijn afgedekt, maar in de praktijk kom je op onderdelen soms niet verder dan 90 procent. Dat moet mogen, zolang je maar duidelijk kan maken waarom dat zo is. Vervolgens gaan we met de leverancier in gesprek over wijzigingsvoorstellen.”

Nieuw eigen toetsingskader GGZ
Christel geeft aan dat ook bij een certificeringsproces vele wegen naar Rome leiden. Daarom heeft de GVPQ samen met PinkRoccade GGZ en PwC vooraf in kaart gebracht wat de gewenste routes zijn waarvan niet mag worden afgeweken. Voor een goede aansturing, uitvoering en ondersteuning van het proces is gewerkt met drie verschillende teams: een ontwikkelteam waarin wisselend vijftien tot twintig personen van verschillende instellingen via de GVPQ deelnamen, een supportteam met drie tot vier personen van PinkRoccade GGZ en een controleteam met drie tot vier personen van PwC. Met deze bezetting is in een aantal overlegsessies tussen juli en oktober onder meer bepaald welke financieringsvormen en welke vormen van berichtenverkeer onderdeel zijn van de controle en certificering.
 
Als uitgangspunt voor het certificeringsonderzoek hanteert PwC twee beoordelingskaders van de beroepsorganisatie voor IT-Auditors NOREA. Dit zijn ZekeREzorg 1:2015 en ZekeREzorg 2:2006. Deze twee kaders zijn geactualiseerd naar de werkwijze en wet- en regelgeving in de zorg. Op grond daarvan heeft het ontwikkelteam het eigen toetsingskader gemaakt voor de GGZ-sector omdat een dergelijke standaard nog niet bestond.
 
Regeldruk
Wat de GGZ-instellingen steeds meer parten speelt, is de toenemende en steeds strenger wordende regelgeving die door partijen als het ministerie van VWS, de NZA en de zorgverzekeraars wordt gevraagd. Als voorbeeld noemt Christel de regel dat er geen enkele fout in de facturering mag zitten, om afkeur te voorkomen. “Om overschrijding van dit soort normen te voorkomen kunnen natuurlijk allerlei veiligheidskleppen of bedrijfsregels in het backoffice-systeem worden gebouwd. Maar de keerzijde is dat behandelaren en zorgadministraties dan vaker moeten klikken op hun pc of tablet om de administratie rond te krijgen.”
 
Daarom moet het volgens Christel niet vanzelfsprekend zijn om bij de toetsingsnormering en inrichting van de backoffice zo controlerend en fijnmazig mogelijk te werken en alles hierin mee te nemen. “Er is ook nog zoiets als de kunst van beperking. Daarmee voorkom je dat het controle-gebouw dat je ontwikkelt - en de automatisering die daar bij hoort - te complex en te dwingend wordt en de oorspronkelijke zorgdoelstelling van je GGZ-instelling overvleugelt. De echte uitdaging is dat je je systemen zo optimaal mogelijk reguleert en controleert, zonder dat dit per definitie leidt tot meer regeldruk.”
 
‘Regelarm’ experiment bij Arkin
Arkin zelf is begin dit jaar gestart met een experiment om bij de facturatie en verantwoording ‘regelarm’ te werken. De 120 medewerkers in zeven ambulante teams, die samen zo'n 2000 cliënten helpen, hoeven met name minder tijd te besteden aan tijdregistratie voor verzekeraars. Het verschil met de oude situatie is dat medewerkers nu alleen nog maar registreren wat belangrijk is voor de behandeling van de cliënt. Bijvoorbeeld: als een hulpverlener de huisarts van een cliënt meerdere keren probeert te bereiken en dat lukt de hele dag niet, dan kan in die registratie alleen al 20 minuten gaan zitten. De eerste resultaten van het experiment bij Arkin hebben aangetoond dat minder regeldruk in de ambulante psychiatrie per medewerker 51 minuten per dag oplevert.

Meerwaarde GVPQ
Christel heeft veel waardering voor de samenwerking in de drie certificeringsteams en tussen de teams onderling. Die is op een open, transparante en inhoudelijk kritische manier verlopen. Ook ziet ze duidelijk de meerwaarde van de gebruikersvereniging. “Er is niet alleen een inkoopvoordeel door met twaalf GGZ-instellingen samen één toetsingskader te ontwikkelen voor de geldstromen in je organisatie. Dankzij de kennisdeling en samenwerking met zoveel instellingen is het toetsingskader inhoudelijk krachtiger en daardoor kwalitatief beter geworden.” 
 
Afrondende fase
De certificering bevindt zich nu in de afrondende fase. De planning is dat het proces voor eind december is afgerond en GVPQ-leden dan hun certificaten in ontvangst kunnen nemen.

(Bronvermelding gebruikte afbeeldingen: afbeelding 1 'Audit': Creative Commons, afbeelding 2 en 3: ©Designpixel / Nationale Beeldbank)