Durf Arkin loont: experiment regelarme zorg succesvol

13-01-2020 - Frans Bruijns - GVPQ - Content- en webbeheerder - 24 views

Een veel gehoorde klacht van zorgverleners is dat ze veel te veel tijd kwijt zijn aan de minutenregistratie. Opgelegd door verzekeraars en overheid zodat die zeker weten dat elke zorgcent goed uitgegeven wordt. Die registratie gaat ten koste van de behandeltijd, verhoogt de werkdruk en verlaagt daarmee het werkplezier. Arkin wilde daar iets aan doen. Met name om het werkplezier weer terug te brengen en meer tijd voor de cliënt te creëren. De GGZ-instelling startte in januari 2019 een experiment onder de projectnaam ‘Arkin ontregelt’. Ze deed dat in nauwe samenwerking met het Zilveren Kruis en de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) om achteraf niet teruggefloten te hoeven worden. De durf van Arkin om te ‘ontregelen’ loont: Het experiment levert een klein uurtje tijdwinst op per zorgprofessional per dag, brengt het werkplezier terug en zorgt voor meer tijd voor de cliënt. Ook leidt het tot minder verzuim en verloop. Het won bovendien de Nationale HR Zorg Award 2019. PinkRoccade GGZ ontwikkelt nu samen met Arkin speciale software om de Regelarme Zorg vanaf februari 2020 breder te kunnen uitrollen in de organisatie.

Het experiment
Elke zorgprofessional binnen de GGZ weet dat het begeleidingstraject van cliënten niet altijd goed van tevoren te plannen is. De cliënt is op straat of thuis of vraagt gewoon meer tijd dan verwacht. De registratie van de behandeling is daarom lastig en tijdrovend. Het bestuur van Arkin wilde daar iets aan doen om het werkplezier terug te brengen en meer tijd voor de cliënt of de ketenpartners te creëren. Arkin overlegde met het ministerie van VWS over wat er mogelijk zou zijn en ging daarna in overleg met het Zilveren Kruis en de NZa om te kijken of de registratielast omlaag zou kunnen.
 
Het project ‘Arkin ontregelt’ ging van start. Samen met het Zilveren Kruis werd gebrainstormd hoe er ‘ontregeld’ kon worden. Uitgangspunt was dat het DBC-systeem gehandhaafd moest blijven en dat het experiment niet kostenverhogend mocht zijn. Ook werd het niet meteen organisatiebreed uitgerold maar eerst uitgevoerd bij 120 medewerkers in zeven ambulante teams. Daardoor kon er sneller worden bijgestuurd. De te ontwikkelen regelarme manier van werken moest ook aansluiten op de nieuwe bekostigingsstructuur voor de GGZ waar veel partijen samen met de NZa nu aan werken.
 
De oplossing werd gevonden door het aantal activiteitcodes sterk te beperken en de indirecte tijdsbesteding te verdisconteren in de directe tijd. Hierdoor wordt er minder vastgelegd. De zorgverzekeraar heeft hierdoor minder zekerheid en inzicht in wat er nu precies gebeurt. Ze moet iets loslaten en meer vertrouwen geven, maar daar staat veel tegenover.
 
De resultaten van het experiment zijn erg positief. De nieuwe manier van werken levert per zorgprofessional maar liefst 51 minuten tijdwinst per dag op. De medewerkerstevredenheid is flink toegenomen. Dit vertaalt zich ook in minder verzuim en een sterk gedaald verloopcijfer: nog maar drie procent tegenover voorheen negen procent.
 
Belangrijk is ook dat de kwaliteit van het zorgproces verbeterd is. Een voorbeeld hiervan is de somatische screening. Die is erg belangrijk bij mensen met een ernstige psychiatrische aandoening. Helaas schoot die er wel eens bij in door tijdgebrek. Door de ontregeling is hier nu meer ruimte en aandacht voor. Het Zilveren Kruis is daar blij mee, want dit was een belangrijk aandachtspunt voor hen.

HR Zorg Award 2019
Dinsdag 1 oktober 2019 won Arkin met haar experiment de Nationale HR Zorg Award 2019. Deze prijs is ingesteld door het bedrijf FWG Progressional People en werd voor het derde jaar uitgereikt. Er waren 52 inzendingen voor ‘Het beste project voor meer werkplezier’. Vijf instellingen werden genomineerd. Het experiment ‘Arkin ontregelt’ won de bokaal en de geldprijs van 10.000 euro om het experiment verder uit te werken.
 
In een video op youtube over het winnen van deze prijs, geven Arkin-bestuurder Dick Veluwenkamp en twee zorgprofessionals een reactie op het project ‘Arkin ontregelt’. Zo geven de zorgprofessionals onder meer aan meer tijd te hebben voor de cliënt en de inrichting van het zorgproces. “Het geeft ook mentale ruimte”, zo zegt een van hen, “ik weet nu dat ik de tijd heb om de administratie voor elkaar te krijgen.”

Samenwerking Arkin en PinkRoccade GGZ
In december 2019 hebben Arkin en PinkRoccade GGZ een samenwerkingsovereenkomst getekend voor de ontwikkeling van de mijnQuarant-software voor Regelarme Zorg. Hierdoor kunnen nog meer zorgprofessionals van Arkin werken op de nieuwe, regelarme manier. Daarbij wordt het totale registratieproces, tot en met de facturering aan de zorgverzekeraars, volledig geautomatiseerd. De specialisten van PinkRoccade GGZ werken bij de ontwikkeling nauw samen met de behandelaren van Arkin.
Dankzij de overeenkomst met PinkRoccade GGZ kan Arkin de werkwijze van het experiment flink laten groeien. Van 120 naar in eerste instantie 350 behandelaren. Doel is om de Regelarme Zorg binnen Arkin vanaf februari 2020 verder uit te rollen.
 
Op de website van PinkRoccade GGZ zegt managing director Michiel Walsteijn: “Het experiment van Arkin zien wij als één van de belangrijkste ontwikkelingen binnen de GGZ, aangezien de administratielast voor de behandelaar substantieel wordt verminderd door de combinatie van een sterk vereenvoudigde werkwijze met een hoge mate van automatisering. Met deze innovatie profiteren enerzijds de behandelaar en de zorgadministratie en anderzijds de patiënt doordat er meer tijd beschikbaar komt.”
De verwachting is dat, na Arkin, ook andere GGZ-instellingen in Nederland deze nieuwe principes gaan adopteren.
 
Meer informatie